Alcance

Este procedimiento se aplica a todo el personal del CIFOR-ICRAF, miembros del consejo, becarios, estudiantes, consultores y partes interesadas.

Vídeo tutorial disponible aquí.

Propósito

El CIFOR-ICRAF está comprometido con los más altos estándares posibles de conducta empresarial ética, moral y legal. En conjunción con este compromiso y el compromiso de CIFOR-ICRAF con la comunicación abierta, esta política tiene como objetivo proporcionar una vía para que el personal plantee sus preocupaciones y la seguridad de que estarán protegidos de represalias o victimización por denunciar de buena fe.  No obstante, si un miembro del personal considera que no es necesario mantener el anonimato, debe seguir nuestro procedimiento de reclamación vigente.   

Políticas

La política de salvaguardia, lapolítica de integridad , el Manual de Política Global de RRHH y el Código de Conducta pretenden cubrir preocupaciones graves que podrían tener un gran impacto en el CIFOR-ICRAF, como acciones que:

– Puede llevar a la propiedad financiera
– Son ilegales;
– No estén en consonancia con la política de la empresa, incluido el Código de Conducta; o
– De lo contrario, constituiría una conducta impropia grave.

Los asuntos ordinarios que no requieran anonimato deben dirigirse al supervisor del personal y no se abordan en esta política.

Garantías

Acoso o victimización
No se tolerará el acoso ni la victimización de las personas que presenten denuncias anónimas.

Confidencialidad
Se hará todo lo posible por proteger la identidad del denunciante.  

La información facilitada en una denuncia anónima puede ser objeto de investigación interna y/o externa por parte del CIFOR-ICRAF.

Denuncias anónimas
La política permite al personal mantener el anonimato si así lo desea.  Se investigarán las preocupaciones expresadas de forma anónima, pero se tendrán en cuenta:

• La gravedad de la cuestión planteada;
• La credibilidad de la preocupación; y
• La probabilidad de confirmar la alegación a partir de fuentes atribuibles.

Acusaciones malintencionadas
Las denuncias malintencionadas pueden dar lugar a medidas disciplinarias.

Procedimiento

Informes
El procedimiento de denuncia de irregularidades está pensado para asuntos graves y delicados.  Los problemas graves relacionados con la información financiera o con conductas poco éticas o ilegales deben comunicarse de cualquiera de las siguientes maneras:

• Página web: Portal de denuncias anónimas CIFOR-ICRAF
• EE.UU. y Canadá de habla inglesa: 833-680-0004 (no disponible desde México)
• EE.UU. y Canadá de habla hispana: 800-216-1288
• Canadá francófono: 855-725-0002
• México de habla hispana: 01-800-681-5340
• Personal fuera de Norteamérica: 833-680-0004 (véanse las instrucciones de marcación adjuntas)           
• Correo electrónico: reports@lighthouse-services.com (debe incluir CIFOR-ICRAF con el informe)
• Fax alternativo para documentos escritos 215-689-3885 (debe incluir CIFOR-ICRAF con el informe)

Los denunciantes tendrán la posibilidad de permanecer en el anonimato, si así lo desean.  Tenga en cuenta que la información que nos facilite puede servir de base para una investigación interna o externa sobre el asunto que nos comunica y que su anonimato se protegerá en la medida en que lo permita la ley. Sin embargo, su identidad puede conocerse en el curso de la investigación gracias a la información que ha facilitado.  Los informes podrán ser investigados o no a discreción del CIFOR-ICRAF. 

Las preocupaciones relacionadas con el empleo deben seguir comunicándose a través de los canales habituales, como el supervisor, el representante local de RR.HH., el Director General o el Director de Servicios Corporativos.

Cronometraje
Cuanto antes se exprese una preocupación, más fácil nos resultará actuar.

Pruebas
Aunque no se espera que demuestre la veracidad de una alegación, el personal que presenta una denuncia debe demostrar en su informe anónimo que existen motivos suficientes de preocupación.

Cómo se tramitará el informe

Las medidas adoptadas dependerán de la naturaleza del problema. Los Directores Generales del CIFOR y del ICRAF reciben una copia de cada informe y de los informes de seguimiento de las medidas adoptadas por el CIFOR-ICRAF.

Consultas iniciales
Se realizarán indagaciones iniciales para determinar si procede una investigación y la forma que debe adoptar. Algunos problemas pueden resolverse con medidas acordadas sin necesidad de una investigación.

Información al denunciante
Tanto si se informa directamente al personal del CIFOR-ICRAF como si se hace a través de la línea directa, la persona que presente una denuncia tendrá la oportunidad de recibir un seguimiento de su preocupación:

• Acusar recibo de la preocupación;
• Indicar cómo se tratará el asunto;
• Dar una estimación del tiempo que tardará la respuesta definitiva;
• Decirles si se han hecho las primeras averiguaciones;
• Decirles si se van a seguir investigando y, en caso negativo, por qué.

Para más información
El grado de contacto entre la persona que presenta un informe y el organismo que investiga el problema dependerá de la naturaleza del asunto, de la claridad de la información facilitada y de si el personal permanece accesible para el seguimiento. Se puede solicitar más información al denunciante.

Resultado de una investigación
A discreción del CIFOR-ICRAF y sujeto a restricciones legales y de otro tipo, el denunciante puede tener derecho a recibir información sobre el resultado de una investigación.

El CIFOR-ICRAF se reserva el derecho de modificar o enmendar esto en cualquier momento según lo considere necesario.