Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk semua staf CIFOR-ICRAF, anggota dewan, peserta magang, mahasiswa, konsultan, dan pemangku kepentingan.

Video tutorial tersedia di sini.

Tujuan

CIFOR-ICRAF berkomitmen pada standar tertinggi dalam perilaku bisnis yang etis, bermoral, dan legal. Sehubungan dengan komitmen ini dan komitmen CIFOR-ICRAF untuk membuka komunikasi, kebijakan ini bertujuan untuk memberikan jalan untuk menyampaikan kekhawatiran dan jaminan bahwa mereka akan dilindungi. Namun demikian, jika staf merasa bahwa anonimitas mereka tidak diperlukan, maka mereka harus mengikuti prosedur pengaduan yang ada.

Kebijakan

Kebijakan pengamanan, kebijakan integritas, Manual Kebijakan SDM Global dan Kode Etik dimaksudkan untuk mencakup masalah-masalah serius yang dapat berdampak besar pada CIFOR-ICRAF, seperti tindakan-tindakan yang:

– Dapat menyebabkan kepemilikan finansial
– Apakah melanggar hukum;
– Tidak sejalan dengan kebijakan perusahaan, termasuk Pedoman Perilaku; atau
– Jika tidak, maka hal itu merupakan tindakan tidak patut yang serius.

Masalah bisnis reguler yang tidak memerlukan anonimitas harus diarahkan ke supervisor staf dan tidak dibahas oleh kebijakan ini.

Pengamanan

Pelecehan atau viktimisasi
Pelecehan atau viktimisasi terhadap individu yang mengirimkan laporan anonim tidak akan ditoleransi.

Kerahasiaan
Setiap upaya akan dilakukan untuk melindungi identitas pelapor.  

Informasi yang diberikan dalam laporan anonim dapat dikenakan penyelidikan internal dan/atau eksternal oleh CIFOR-ICRAF.

Tuduhan anonim
Kebijakan ini memungkinkan staf untuk tetap anonim sesuai pilihan mereka. Kekhawatiran yang diungkapkan secara anonim akan diselidiki, tetapi pertimbangan akan diberikan:

• Keseriusan masalah yang diangkat;
• Kredibilitas; dan
• Kemungkinan mengkonfirmasi tuduhan dari sumber-sumber yang dapat diatribusikan.

Tuduhan
Tuduhan dapat mengakibatkan tindakan disipliner.

Prosedur

Pelaporan
Prosedur whistleblowing dimaksudkan untuk digunakan dalam masalah yang serius dan sensitif. Kekhawatiran serius yang berkaitan dengan pelaporan keuangan, perilaku tidak etis atau ilegal, harus dilaporkan dengan salah satu cara berikut ini:

• Situs web: Portal pelaporan anonim CIFOR-ICRAF
• Amerika Serikat dan Kanada yang berbahasa Inggris: 833-680-0004 (tidak tersedia dari Meksiko)
• Amerika Serikat dan Kanada yang berbahasa Spanyol: 800-216-1288
• Kanada berbahasa Prancis: 855-725-0002
• Meksiko berbahasa Spanyol: 01-800-681-5340
• Staf di luar Amerika Utara: 833-680-0004 (lihat petunjuk panggilan terlampir)           
• E-mail: reports@lighthouse-services.com (harus menyertakan CIFOR-ICRAF dengan laporan)
• Alternatif alamat fax untuk dokumen tertulis: 215-689-3885 (harus menyertakan CIFOR-ICRAF dengan laporan)

Pelapor akan memiliki kemampuan untuk tetap anonim, jika mereka memilih. Harap diperhatikan bahwa informasi yang Anda berikan dapat menjadi dasar penyelidikan internal dan/atau eksternal terhadap masalah yang Anda laporkan dan anonimitas Anda akan dilindungi sejauh yang dimungkinkan oleh hukum. Namun demikian, identitas Anda mungkin akan diketahui selama proses penyelidikan karena informasi yang Anda berikan. Laporan-laporan dapat diselidiki atau tidak diselidiki atas kebijaksanaan CIFOR-ICRAF.

Kekhawatiran terkait ketenagakerjaan harus terus dilaporkan melalui saluran normal Anda seperti supervisor Anda, perwakilan SDM setempat, Direktur Jenderal, atau kepada Direktur Layanan Korporat.

Pemilihan Waktu
Semakin dini suatu kekhawatiran diungkapkan, semakin mudah bagi kami untuk mengambil tindakan.

Bukti
Meskipun Anda tidak diharapkan untuk membuktikan kebenaran suatu tuduhan, staf yang mengajukan laporan perlu menunjukkan dalam laporan anonim mereka bahwa ada alasan yang cukup untuk kekhawatiran.

Bagaimana laporan akan ditangani

Tindakan yang diambil akan tergantung pada sifat kekhawatirannya. Direktur Jenderal CIFOR dan ICRAF menerima salinan setiap laporan dan laporan tindak lanjut atas tindakan yang diambil oleh CIFOR-ICRAF.

Pertanyaan awal
Penyelidikan awal akan dilakukan untuk menentukan apakah suatu investigasi layak dilakukan, dan bentuk investigasi yang harus diambil. Sebagian masalah bisa diselesaikan dengan tindakan yang disepakati tanpa perlu investigasi

Umpan balik kepada pelapor
Baik dilaporkan secara langsung kepada personil CIFOR-ICRAF atau melalui hotline, individu yang mengajukan laporan akan diberi kesempatan untuk menerima tindak lanjut atas kekhawatiran mereka:

• Mengakui bahwa kekhawatiran telah diterima;
• Menunjukkan bagaimana masalah tersebut akan ditangani;
• Memberikan perkiraan waktu yang diperlukan untuk mendapatkan tanggapan akhir;
• Memberitahu mereka apakah pertanyaan awal sudah dilakukan;
• Memberitahu mereka apakah investigasi lebih lanjut akan dilakukan, dan jika tidak, mengapa tidak.

Informasi lebih lanjut
Jumlah kontak antara individu yang mengajukan laporan dan badan yang menyelidiki masalah akan tergantung pada sifat masalah, kejelasan informasi yang diberikan, dan apakah staf tetap dapat diakses untuk ditindaklanjuti. Informasi lebih lanjut dapat dicari dari pelapor.

Hasil investigasi
Atas kebijaksanaan CIFOR-ICRAF dan tunduk pada batasan hukum dan lainnya, pelapor mungkin berhak menerima informasi tentang hasil investigasi.

CIFOR-ICRAF berhak untuk mengubah atau memodifikasi ini setiap saat jika dianggap perlu.