Portée

Cette procédure s’applique à l’ensemble du personnel du CIFOR-ICRAF, aux membres du conseil d’administration, aux stagiaires, aux étudiants, aux consultants et aux parties prenantes.

La vidéo du tutoriel est disponible  ici.

Objectif

Le CIFOR-ICRAF s’engage à respecter les standards les plus élevés en matière de conduite éthique, morale et légale des affaires. Dans le cadre de cet engagement et de l’engagement du CIFOR-ICRAF en faveur d’une communication ouverte, cette politique vise à offrir aux membres du personnel un moyen de faire part de leurs préoccupations et l’assurance qu’ils seront protégés contre les représailles ou la victimisation en cas de dénonciation de bonne foi.  Toutefois, si un membre du personnel estime que son anonymat n’est pas nécessaire, il doit suivre notre procédure de grief existante.   

Politiques

La politique de sauvegarde, la politique d’intégrité, le manuel des politiques de ressources humaines mondiales et le code de conduite sont destinés à couvrir les préoccupations sérieuses qui pourraient avoir un grand impact sur le CIFOR-ICRAF, comme les actions qui :

Peuvent conduire à une propriété financière ;
– Sont illégales ;
– Ne sont pas conformes à la politique de l’entreprise, y compris le Code de conduite ; ou
– Concernent une conduite inappropriée grave.

Les affaires courantes qui ne requièrent pas l’anonymat doivent être adressées au superviseur du personnel et ne sont pas traitées par cette politique.

Garanties

Harcèlement ou victimisation
Le harcèlement ou la victimisation des personnes qui soumettent des rapports anonymes ne seront pas tolérés.

Confidentialité
Tous les efforts seront faits pour protéger l’identité du dénonciateur.  

Les informations fournies dans une dénonciation anonyme peuvent faire l’objet d’une enquête interne et/ou externe par le CIFOR-ICRAF.

Allégations anonymes
La politique permet au personnel de rester anonyme.  Les préoccupations exprimées de manière anonyme feront l’objet d’une enquête. Les éléments suivants seront pris en considération :

• La gravité de la question soulevée ;
• La crédibilité du problème ; et
• La probabilité de confirmer l’allégation à partir de sources identifiées.

Allégations malveillantes
Les dénonciations malveillantes peuvent entraîner des mesures disciplinaires.

Procédure

Reporting
La procédure de dénonciation est destinée à être utilisée pour les questions graves et sensibles.  Les problèmes sérieux relatifs à des informations financières, à une conduite contraire à l’éthique et/ou illégale, doivent être signalées de l’une des manières suivantes :

• Site web : Portail de déclaration anonyme CIFOR-ICRAF
• Etats-Unis et Canada anglophones : 833-680-0004 (non disponible depuis le Mexique)
• États-Unis et Canada hispanophones : 800-216-1288
• Canada francophone : 855-725-0002
• Mexique hispanophone : 01-800-681-5340
• Personnel situé en dehors de l’Amérique du Nord : 833-680-0004 (voir les consignes de numérotation ci-jointes)           
• Courriel : reports@lighthouse-services.com (doit inclure CIFOR-ICRAF avec le rapport)
• Fax alternatif pour les documents écrits : 215-689-3885 (doit inclure CIFOR-ICRAF avec le rapport)

Le dénonciateur aura la possibilité de rester anonyme, s’il le souhaite.  . Veuillez noter que les informations que vous fournissez peuvent servir de base à une enquête interne et/ou externe sur le problème que vous signalez. Votre anonymat sera protégé dans la mesure où la loi le permet. Toutefois, votre identité peut être connue au cours de l’enquête en raison des informations que vous avez fournies.  Les rapports peuvent faire l’objet d’une enquête ou non, à la seule discrétion du CIFOR-ICRAF. 

Les préoccupations liées à l’emploi doivent continuer à être signalées par les canaux habituels, tels que votre superviseur, le représentant local des RH, le directeur général ou le directeur des services généraux.

Délais de prise en charge
Plus une préoccupation est communiquée tôt, plus il est aisé pour nous d’agir.

Preuves
Bien que vous ne soyez pas tenu de prouver la véracité d’une allégation, le personnel qui soumet un rapport doit démontrer dans son rapport anonyme qu’il existe des motifs suffisants de préoccupation.

Comment le rapport sera traité

Les mesures prises dépendront de la nature du problème. Les directeurs généraux du CIFOR et de l’ICRAF reçoivent une copie de chaque rapport et des rapports de suivi des actions entreprises par le CIFOR-ICRAF.

Demandes initiales
Des enquêtes initiales seront menées afin de déterminer si une enquête est appropriée, et la forme qu’elle doit prendre. Certaines préoccupations peuvent être résolues par une action convenue sans qu’une enquête soit nécessaire.

Retour d’information au dénonciateur
Qu’elle soit signalée directement au personnel du CIFOR-ICRAF ou via la ligne d’assistance, la personne qui soumet un rapport aura la possibilité de recevoir un suivi de sa préoccupation :

• Accuser réception de la préoccupation ;
• Indiquer comment la question sera traitée ;
• Donner une estimation du temps nécessaire pour obtenir une réponse finale ;
• Leur dire si des demandes initiales ont été faites ;
• Leur dire si d’autres enquêtes suivront, et si non, pourquoi.

Plus d’informations
Le nombre de contacts entre la personne qui soumet un rapport et l’organisme qui enquête sur le problème dépendra de la nature du problème, de la clarté des informations fournies et du fait que le personnel reste accessible pour un suivi. Des informations supplémentaires peuvent être demandées au dénonciateur.

Résultat d’une enquête
À la discrétion du CIFOR-ICRAF et sous réserve notamment des contraintes légales, le dénonciateur peut être autorisé à recevoir des informations sur le résultat d’une enquête.

Le CIFOR-ICRAF se réserve le droit de modifier ou d’amender ce document à tout moment s’il le juge nécessaire.